VOYAGES SCOLAIRES

 

I – PRINCIPES GÉNÉRAUX

Article 1
Un voyage scolaire doit s’inscrire dans le cadre d’un projet pédagogique, en relation avec les enseignements et les programmes. Les orientations éducatives qui président à l’organisation des voyages scolaires doivent figurer dans le projet d’établissement. Cet ancrage doit être explicité dans la description du projet.

Article 2
Un voyage scolaire s’entend comme tel dès lors qu’une nuitée est comprise. Il ne peut excéder une durée de 5 jours pris sur le temps scolaire. Il exige un encadrement des élèves par des adultes désignés, de jour comme de nuit.

Article 3
Les élèves sont placés sous la responsabilité des accompagnateurs, quelle que soit leur classe.

Article 4
Tout projet de voyage doit être soumis au chef d’établissement pour recueillir son aval sur son intérêt pédagogique, les conditions matérielles de sa mise en œuvre et sa finalité. Le professeur organisateur doit lui indiquer les dates prévues et lui fournir la liste des élèves concernés. Le gestionnaire doit être informé du projet de voyage et destinataire du dossier. Le voyage ne sera réalisable que s’il est prévu un an à l’avance. Ce délai revêt un caractère impératif en raison des contraintes administratives, financières et juridiques.

Article 5
Dès accord du chef d’établissement, qui porte l’entière responsabilité de l’opération, le projet doit être inscrit à l’ordre du jour du conseil d’administration à venir. Celui-ci, sur le rapport du chef d’établissement, émet un vote sur la réalisation, la programmation et les modalités de financement du voyage.

II – VOTE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 1
Les décisions relatives au financement des voyages scolaires doivent être soumises au conseil d’administration mais peuvent faire l’objet d’une délégation de ce dernier à la commission permanente dans le cadre de l’article R421-20 du code de l’éducation. Elles font l’objet d’un acte administratif détaillé (et non d’un simple accord de principe), condition de forme indispensable à la réalisation du voyage.

Article 2
Compte tenu des délais nécessaires pour que la décision revête un caractère exécutoire et pour que les opérations d’encaissement des recettes et de paiement des dépenses puissent être assurées, il est indispensable que le vote soit effectué au minimum six mois avant le départ.

Article 3
La délibération relative au financement d’un voyage scolaire doit comprendre :
La présentation du voyage (destination, date, objet)
Les élèves concernés (classe ou groupe)
Les objectifs pédagogiques et le programme
Le nombre de participants et d’accompagnateurs
L’organisation matérielle
L’autorisation de signer les contrats et conventions liés au voyage
Le vote du montant de la participation des familles
L’échéancier des encaissements de cette participation
Les modalités de remboursement en cas de désistement ou d’annulation
Les modalités de remboursement en cas d’excédent à la fin du voyage
Les demandes et /ou les notifications de subventions
Les propositions de dons (acceptation de leur principe, de leur origine et de leur encaissement)
La mise en place d’une régie temporaire d’avances
Les dispositions prises pour couvrir les risques
Le budget prévisionnel détaillé du voyage présenté en équilibre

Seul cet acte engage l’établissement financièrement et juridiquement.
Une participation aux charges communes peut être définie dans la limite de 2% du montant du voyage (frais de téléphone, réceptions, formalités administratives…).

Article 4
L’acte administratif est transmis à la DIVISAC, à la DCCL et à la collectivité territoriale de rattachement. La DIVISAC donne son avis sur le montant réclamé aux familles et autorise la sortie du territoire national en cas de voyage à l’étranger. L’acte devra être rendu exécutoire par les autorités de contrôle avant toute émission d’ordre de recettes et tout engagement de dépenses relatifs au voyage. Il sera joint au premier mandat et au premier ordre de recette émis au titre du voyage.

III – FINANCEMENT

Article 1 – Participation des familles
Le règlement de la participation due peut se faire au maximum en trois versements échelonnés, le dernier versement devant intervenir huit jours avant le départ. Le fonds social pourra éventuellement être mobilisé pour aider les familles en difficulté. Les familles pourront par ailleurs solliciter à titre individuel CCAS, CAF ou comité d’entreprise
Tout désistement, qui fait supporter un coût financier plus important aux autres élèves, doit donner lieu à la désignation d’un nouveau participant. A défaut, l’élève qui se désiste pour un motif qui n’est pas de force majeure reste redevable de sa participation. Les clauses d’annulation seront notifiées dans l’acte d’engagement signé par les familles.
L’éventuel reliquat sera obligatoirement remboursé aux familles qui auront réglé l’intégralité de la participation demandée, s’il est supérieur à 8€ par élève. Les reliquats inférieurs à 8€ seront acquis définitivement à l’établissement à l’expiration d’un délai de 3 mois à compter de leur date de notification aux familles si celles-ci n’en ont pas demandé le remboursement. L’existence de ce reliquat sera portée à la connaissance du conseil d’administration qui pourra décider de le mettre sur un compte d’avances afin de financer un prochain voyage.

Article 2 – Prise en charge des accompagnateurs
Les modalités de contribution financière ne concernent pas les personnels d’encadrement du voyage puisque l’ensemble des accompagnateurs bénéficie de la gratuité. Cette charge devra être prise en charge par l’établissement mais ne sera en aucun cas supportée par les familles. A cet effet, le budget du voyage fera apparaître sur une ligne distincte le coût du déplacement des accompagnateurs et le financement de ce coût sur les ressources propres de l’établissement.

Article 3 – Autres financements
En dehors de la contribution des familles, les financements mobilisés pourront être des subventions versées par l’Etat et les collectivités territoriales (essentiellement via le GIP dans le cadre du GUMA), des dons émanant d’entreprises ou d’associations ou de parents. L’établissement apportera sa participation à travers l’affectation d’un montant pris sur la dotation de fonctionnement ou par prélèvement sur fonds de roulement.

Article 4 – Régie d’avance
Une avance peut être consentie au responsable organisateur dans le cadre d’une régie. A ce titre il endosse la responsabilité pécuniaire et personnelle inhérente à tout comptable public, pour les opérations pour lesquelles il a délégation. Toute mise en place d’une régie doit être déposée au minimum 3 semaines avant la date prévue de départ. Chaque dépense doit faire l’objet de la production d’une facture afin d’être justifiée et prise en charge par l’agent comptable. En l’absence de justificatif, le régisseur en sera responsable sur ses deniers propres. Tout dépassement de la régie sera soumis à l’appréciation de l’ordonnateur.

IV – FORMALITÉS DIVERSES

Article 1 – Formalités administratives et pédagogiques
L’EPLE informera suffisamment tôt les représentants légaux des élèves des modalités matérielles et financières de l’organisation du voyage.
Le voyage concernera de préférence une classe entière ou un groupe homogène d’élèves. Les élèves n’y participant pas pourront bénéficier de l’enseignement devant leur être normalement dispensé. Les modalités de rattrapage des cours qui ne pourront être assurés du fait de l’absence des enseignants accompagnateurs seront définies conformément au calendrier en vigueur.

Article 2 – Formalités administratives et sécuritaires
Une autorisation de participation d’un élève mineur à un voyage scolaire doit être remplie et signée par le(s) représentant(s) légal (légaux) de l’enfant.
les élèves devront être munis d’un titre certifiant leur identité en cours de validité. La souscription d’une assurance par les familles et par les accompagnateurs est recommandée pour garantir les dommages causés ou subis.

IV – EXÉCUTION, SERVICE FAIT

Tout enseignant organisateur d’un projet de voyage se verra remettre par le gestionnaire le présent règlement et les documents types lui permettant d’assurer le suivi de la préparation du séjour. Gestionnaire et enseignant organisateur devront faire un point régulier de l’avancement du dossier afin que toutes les échéances soient respectées.
Pendant la durée du voyage, le chef d’établissement devra être destinataire d’un compte-rendu régulier du déroulement du séjour.
Un bilan pédagogique et un compte-rendu financier devront être établis après exécution du voyage. Ils seront adressés à chacun des financeurs de façon à percevoir le solde des subventions attribuées. Ils seront obligatoirement présentés au conseil d’administration.